Déclaration de protection des données.

1. Responsable du traitement

ailean Real Estate Technologies AG, Kuttelgasse 7, 8001 Zurich, Suisse. IDE CHE 415.801.057. Contact pour les demandes relatives à la protection des données : via notre page de rendez vous.

2. Quelles données nous traitons

Nous traitons les données que vous nous communiquez activement (par exemple lors d'une demande de contact, de l'inscription à l'update investisseurs, d'une candidature ou de l'utilisation de la démo live) et les données générées techniquement lors de la visite de notre site (adresse IP, type de navigateur, heure d'accès).

Si vous arrivez sur notre site par un lien comportant un marqueur de campagne, par exemple depuis l’une de nos annonces sur LinkedIn ou Google, votre navigateur conserve ce marqueur (source, support, campagne et contenu de l’annonce) uniquement pendant la session en cours. Si vous réservez ensuite un entretien, nous le recevons avec votre réservation afin de savoir quelle campagne vous a menés jusqu’à nous. Si vous venez d’une annonce Google, il comprend aussi son identifiant de clic (gclid, gbraid ou wbraid). Ce marqueur ne contient ni votre nom ni vos coordonnées et ne nous est transmis que si vous réservez. Pendant la session en cours uniquement, votre navigateur conserve également la première page que vous avez ouverte chez nous et le nom du site qui vous a amené jusqu’à nous (par exemple www.google.com). Ces indications ne nous sont, elles aussi, transmises qu’avec une réservation. Afin qu’une invitation ne se perde pas, nous vérifions lors de la réservation, via le service DNS de Cloudflare ou, à défaut, celui de Google, que le domaine de votre adresse e mail peut recevoir des e mails ; seul le domaine est interrogé, jamais votre adresse.

Les documents des modèles et calculateurs sont créés dans votre navigateur. Les saisies des formulaires ne sont pas envoyées à notre serveur ; elles sont conservées temporairement dans le navigateur lors d’un changement de langue. L’en tête (entreprise, adresse, contact et logo facultatif) reste dans le stockage local sur cet appareil jusqu’à sa suppression avec « Effacer les données ». Si la recherche d’entreprise est activée, le terme recherché dans le champ de l’entreprise ou du bailleur est transmis via notre serveur au registre du commerce Zefix pour compléter l’adresse de l’entreprise. Nous ne conservons ni le terme recherché ni le résultat.

3. Finalité du traitement

Le traitement a pour but de répondre à votre demande, de fournir nos prestations contractuelles, d'assurer l'exploitation sécurisée de notre site web et de remplir nos obligations légales.

4. Base légale

Le traitement se fonde sur votre consentement, un contrat avec vous ou la sauvegarde de nos intérêts légitimes. Pour les utilisateurs de l'UE, nous nous appuyons en outre sur l'art. 6 RGPD. En cas de divergence entre la nLPD et le RGPD, nous appliquons le niveau de protection le plus strict.

5. Hébergement et lieu de stockage

La plateforme ailean fonctionne sur Microsoft Azure dans la région « Switzerland North » (région de Zurich) avec géo redondance en « Switzerland West » (région de Genève). Les données des locataires et des immeubles de nos clients sont stockées en Suisse ; la transmission et le stockage sont chiffrés (in transit et at rest). Pour certaines étapes de traitement, nous recourons à des prestataires liés contractuellement (chiffre 6).

6. Prestataires (sous traitants)

Nous ne transmettons des données que si cela est nécessaire à la fourniture de nos prestations, si vous y avez consenti ou si la loi nous y oblige. Nous ne vendons pas de données. Chaque prestataire est lié par un contrat de sous traitance. Les principaux services utilisés :

• Microsoft Azure (infrastructure cloud, Suisse ; ISO 27001/27017/27018, SOC 1/2/3)
• Supabase (base de données produit, UE)
• n8n, self hosted (automatisation des workflows, Allemagne/UE)
• OpenAI (inférence IA, UE/USA ; API enterprise avec zero data retention, pas d'entraînement sur les données ailean)
• Meta / WhatsApp Business API (canal locataires, UE/USA)
• Twilio (SMS/téléphonie, USA/UE ; sera remplacé par 3CX auto hébergé en Suisse)
• Resend, Cloudflare, Railway (envoi d'e mails, CDN/sécurité, hébergement d'app, USA/UE)
• Stripe (traitement des paiements, UE ; PCI DSS niveau 1)
• Google Workspace (collaboration interne, notamment candidatures, UE/USA)
• VideoAsk by Typeform (candidatures vidéo, UE/USA ; chargé sur la page carrière uniquement après votre choix distinct)
• Run my Accounts AG (comptabilité, Suisse)

La liste complète et continuellement mise à jour des sous traitants fait partie de notre contrat de sous traitance et est mise à disposition des clients sur demande. Les clients sont informés des modifications à l'avance et disposent d'un droit d'opposition.

7. Communication à l'étranger

Si un traitement a lieu hors de Suisse ou de l'UE/EEE (en particulier aux USA), nous nous appuyons sur les conditions des art. 16 s. nLPD et art. 44 ss RGPD : le Swiss US Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié, ou les clauses contractuelles types de l'UE (SCC 2021/914) avec annexe suisse, complétées par des mesures de protection techniques et un transfer impact assessment documenté. Si une base de transfert disparaît, nous informons sans délai les clients concernés.

8. Sous traitance pour les gérances immobilières

Lorsque ailean traite des données de locataires dans le cadre de la plateforme, ailean agit comme sous traitante pour le compte de la gérance immobilière concernée ; le responsable au sens du droit de la protection des données (art. 5 nLPD, art. 4 RGPD) est la gérance. La base en est un contrat de sous traitance (DPA) selon l'art. 9 nLPD et l'art. 28 RGPD, avec obligation de suivre les instructions, obligations de confidentialité et mesures techniques et organisationnelles.

Si des locataires adressent des demandes de protection des données directement à ailean, nous les transmettons sans délai à la gérance compétente. Nous signalons les violations de la protection des données à nos clients dans les 48 heures suivant leur découverte. À la fin du contrat, les données personnelles sont restituées ou supprimées au choix du client, sans instruction, au plus tard après 30 jours.

9. Intelligence artificielle et protection des données

ailean n'utilise pas les données des clients (entrées et sorties) pour entraîner ou affiner des modèles d'IA ; pour les améliorations de modèles, nous utilisons exclusivement des données irréversiblement anonymisées ou agrégées sans référence personnelle. Le modèle de langage intégré (OpenAI) est exploité via l'API enterprise avec zero data retention et est contractuellement exclu de l'entraînement sur les données ailean. Les clients et les personnes concernées disposent dans tous les cas d'un droit d'opposition (opt out) exerçable à tout moment.

10. Vos droits

Vous avez le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et de portabilité des données. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment et déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente (en Suisse : le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, PFPDT).

11. Cookies et tracking

Les réglages techniquement nécessaires (comme les préférences de langue et votre choix en matière de cookies) restent localement dans votre navigateur et ne nous sont pas transmis. Par ailleurs, nous utilisons Google Analytics 4 et Google Ads (tous deux Google Ireland Limited, Irlande) ainsi que, sur les pages B2B générales, le LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irlande) pour mesurer l'audience et les campagnes.

Google Analytics n'est activé qu'après votre consentement explicite dans le bandeau de cookies (Google Consent Mode v2, réglage par défaut « refusé »). Sans consentement, aucun cookie d'analyse n'est déposé et aucune donnée permettant de vous identifier n'est transmise à Google. Si vous consentez, Google traite des données d'utilisation (notamment une adresse IP tronquée, des informations sur l'appareil et le navigateur, ainsi que les pages consultées) à des fins de mesure d'audience ; un transfert vers les États Unis peut avoir lieu, fondé sur les clauses contractuelles types de l'UE ou le Data Privacy Framework (voir chiffre 7).

Indépendamment du bandeau de cookies, nous mesurons côté serveur l’efficacité de nos prises de contact (par exemple e mails, lettres et messages LinkedIn envoyés, liens de rendez vous personnels ouverts et réservés, réponses et rendez vous) et transmettons ces décomptes à Google Analytics via le Measurement Protocol. Seuls le type d’événement, la campagne, le canal, la variante de texte, l’heure et, le cas échéant, le coût sont transmis, mais aucun nom, aucune adresse e mail ou IP, aucun identifiant CRM et aucun identifiant attribué à une personne. Google ne reçoit ainsi aucune information pouvant vous être rattachée. L’ouverture d’une page de rendez vous ne dépose à cet effet aucun cookie et ne charge aucun script Google. La base juridique est notre intérêt légitime à mesurer nos campagnes (art. 6, al. 1, let. f RGPD, art. 31 nLPD).

Si nous vous contactons par e mail, lettre, LinkedIn ou téléphone, vous recevez un lien de rendez vous personnel attribué à vous et à cette prise de contact. Si vous l’ouvrez, nous enregistrons dans notre CRM (Bitrix24) que vous l’avez ouvert et quand, combien de fois, à quelle prise de contact il appartient et si vous avez réservé un rendez vous par ce lien. Afin que les vérifications effectuées par le serveur de messagerie de votre entreprise ne comptent pas comme votre propre ouverture, notre service de réservation classe chaque accès selon l’opérateur réseau, l’identifiant du navigateur et le délai depuis l’envoi ; seule cette classification est enregistrée, pour les vérifications automatiques également le nom du réseau vérificateur, mais aucune adresse IP. Aucun cookie n’est déposé à cet effet et aucun script tiers n’est chargé ; rien qui puisse vous être rattaché n’est transmis à Google Analytics. Pour que vous puissiez revenir plus tard sur la page de rendez vous sans le lien, votre navigateur conserve votre lien de rendez vous personnel pendant 30 jours au plus dans le stockage local de cet appareil ; une fois le lien expiré ou révoqué, il y est effacé. La base juridique est notre intérêt légitime à une prise de contact ciblée et mesurée (art. 6, al. 1, let. f RGPD, art. 31 nLPD). Si vous vous opposez à notre prise de contact, nous n’enregistrons plus non plus les ouvertures.

Les liens que nous partageons dans nos prises de contact, publications, annonces ou imprimés passent par notre propre domaine (ailean.re/t/…), sans service de raccourcissement de liens tiers. Les liens personnels contiennent votre prénom et votre nom ainsi qu’une terminaison aléatoire, afin qu’ils ne puissent pas être devinés, et vous sont attribués ; nous enregistrons leur ouverture dans notre CRM comme décrit ci dessus. Pour chaque lien, nous comptons en outre les accès par jour, en distinguant les personnes des vérifications automatiques des systèmes de messagerie et de chat, ainsi que par pays, type d’appareil (ordinateur, téléphone, tablette) et provenance. De la page de provenance, nous n’enregistrons que le domaine, ou la mention «QR code» si le lien provient de l’un de nos QR codes. Pour distinguer les différents visiteurs d’une même journée, notre serveur web chez Cloudflare calcule à partir de l’adresse IP, de l’identifiant du navigateur et de la date un identifiant chiffré, qui change chaque jour et ne permet pas de remonter à l’adresse IP ; nous ne transmettons ni n’enregistrons l’adresse IP elle même. Aucun cookie n’est déposé et aucun script tiers n’est chargé. Les comptages restent sur nos propres serveurs chez Hetzner en Allemagne et ne sont pas transmis à des fournisseurs de publicité ou d’analyse. La base juridique est notre intérêt légitime à mesurer nos prises de contact et nos campagnes (art. 6, al. 1, let. f RGPD, art. 31 nLPD).

Si vous arrivez sur ailean.re, demo.ailean.re ou kpi.ailean.re par un lien personnel issu de l'une de nos prises de contact et que vous acceptez dans l'avis relatif aux cookies, nous rattachons votre visite à votre fiche de contact. Votre navigateur conserve pour cela un identifiant de visiteur aléatoire dans son stockage local. Nous enregistrons les pages que vous consultez, le temps pendant lequel vous y êtes actif, jusqu'où vous faites défiler la page, les liens et boutons sur lesquels vous cliquez, la part d'une vidéo ou d'un audio que vous lisez, si vous utilisez le calculateur ou un modèle (uniquement le fait, jamais ce que vous saisissez) et l'étape jusqu'à laquelle vous menez une prise de rendez vous. Si vous passez d'un de ces sites à l'autre avec votre consentement, nous transmettons l'identifiant de visiteur dans le fragment de l'adresse (#) ; l'autre site ne le reprend que si vous y consentez également. Nous n'enregistrons ni les saisies de formulaire, ni les paramètres d'URL, ni les mouvements de souris, ni aucun enregistrement d'écran. Les données restent sur nos propres serveurs chez Hetzner en Allemagne et ne sont transmises à aucun prestataire publicitaire ou d'analyse. Nous conservons un résumé de vos visites (par exemple leur nombre et leur date, les thèmes consultés et l'avancement d'une prise de rendez vous) dans notre CRM (Bitrix24), afin que nos prochains contacts correspondent à votre intérêt ; ce résumé fait partie de votre historique de contact. Nous supprimons les événements individuels après douze mois. La base juridique est votre consentement (art. 6 al. 1 let. a RGPD, art. 31 nLPD). Si vous refusez ou retirez votre consentement, l'identifiant est supprimé et plus rien n'est enregistré. Sans lien personnel, votre visite n'est rattachée à personne.

Par dérogation, pour les visiteuses et visiteurs depuis la Suisse et le Liechtenstein (pays selon l’opérateur réseau, sans enregistrement de l’adresse IP) : si vous arrivez par votre lien personnel, nous enregistrons votre visite comme décrit ci dessus dès votre arrivée, même sans consentement préalable. La base juridique est notre intérêt légitime à adapter nos prises de contact à votre intérêt réel (art. 31 nLPD). Vous pouvez vous y opposer à tout moment, avec «Refuser» dans l’avis relatif aux cookies ou via modifier les paramètres des cookies ; l’identifiant est alors bloqué et supprimé et nous n’enregistrons plus rien. Google Analytics, Google Ads et le LinkedIn Insight Tag restent chargés uniquement avec votre consentement.

Le LinkedIn Insight Tag n'est lui aussi chargé qu'après votre consentement explicite. LinkedIn traite l'URL consultée, la page référente, l'adresse IP, les caractéristiques de l'appareil et du navigateur ainsi que l'heure de la visite afin d'attribuer les résultats des campagnes, d'établir des statistiques d'audience et de créer des audiences de site web. Le tag est techniquement désactivé sur nos pages de rendez vous et nos pages client personnalisées. Enhanced Matching n'est pas configuré : les noms, adresses e mail et autres identifiants saisis ne sont pas transmis au tag. Des données peuvent être transférées aux États Unis (voir chiffre 7).

Google Ads (Conversion Tracking), service de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande (société mère : Google LLC, USA), repose sur le même consentement que Google Analytics : il n'est chargé qu'après votre consentement explicite dans le bandeau de cookies (Google Consent Mode v2, réglage par défaut « refusé »). Il nous permet de mesurer si les visiteurs arrivés sur notre site par l'une de nos annonces Google réservent ensuite un entretien, et d'optimiser nos campagnes en conséquence. Google traite à cet effet des cookies et identifiants similaires, l'identifiant de clic de l'annonce (gclid, gbraid ou wbraid), les pages consultées, la réservation effectuée en tant que conversion, votre adresse IP, que Google tronque, ainsi que des informations sur l'appareil et le navigateur.

La base juridique est votre consentement (art. 6 al. 1 let. a RGPD, art. 31 nLPD), révocable à tout moment (voir plus bas). Un transfert vers les USA peut avoir lieu, fondé sur le Data Privacy Framework entre l'UE ou la Suisse et les USA ainsi que sur les clauses contractuelles types de l'UE (voir chiffre 7). La durée de conservation est fixée par Google ; les cookies de conversion sont en général conservés 90 jours au plus. Pour en savoir plus, consultez la politique de confidentialité de Google ; vous pouvez gérer la publicité personnalisée dans les paramètres des annonces Google. Si vous réservez un entretien, nous enregistrons en outre l'identifiant de clic et les marqueurs de campagne avec votre réservation dans notre CRM (Bitrix24), afin d'attribuer l'entretien à la bonne campagne (voir chiffre 2). Si une réservation fait suite à une annonce Google, nous transmettons en outre à Google Ads l'identifiant de clic accompagné du résultat, c'est à dire si un entretien a été réservé et s'il a ensuite débouché sur une relation client, chaque fois avec la date. Nous ne transmettons ni votre nom, ni votre adresse e mail, ni d'autres coordonnées. Cela nous permet de mesurer quelles campagnes mènent à des entretiens et à des clients. La base juridique est notre intérêt légitime à mesurer l'efficacité de notre publicité (art. 6, al. 1, let. f RGPD, art. 31 nLPD) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir ci dessous).

Votre consentement est facultatif et révocable à tout moment avec effet pour l'avenir : modifier les paramètres des cookies. La base juridique est votre consentement (art. 6 al. 1 let. a RGPD, art. 31 nLPD).

Sur la page carrière, VideoAsk ne se charge qu’après votre choix du bouton qui l’ouvre. Votre navigateur se connecte alors à VideoAsk et transmet les données techniques nécessaires à la connexion. La caméra, le microphone et l’éventuel partage d’écran ne sont utilisés qu’après l’autorisation du navigateur et uniquement dans le dialogue de candidature. La base juridique est votre consentement distinct.

12. Sécurité

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles requises par l'art. 8 nLPD et l'art. 32 RGPD : chiffrement in transit et at rest, authentification multifacteur, accès basés sur les rôles selon le need to know, séparation des clients, journalisation ainsi que concepts de sauvegarde et d'urgence. Vous trouverez les détails de notre architecture de sécurité sous Sécurité.

13. Modifications

Nous pouvons adapter cette déclaration de protection des données à tout moment. La version actuelle est toujours disponible sur cette page.

État : 6 novembre 2026.